なぜ募集しているのか: ニューズベースでは、官公庁・自治体から委託される補助金・給付金事業をはじめとした行政BPO事業を展開しています。

一つのプロジェクトを安定して運営するためには、申請受付や審査などの表側の業務だけでなく、契約書や各種証憑、事務局運営に関する文書を正確に管理し、必要なタイミングで適切に提出できる状態をつくることが欠かせません。

また、行政案件では定められたルールを守るだけではなく、案件ごとに異なる条件や突発的な事象に対して、
必要な情報を集め、関係者と調整しながら、その場に応じた適切な対応を判断することも求められます。

今回募集するのは、こうした行政BPO事業の運営基盤を支える業務管理・総務担当です。

現在の担当者の後任として既存業務を部長から引き継ぎながら、
今後は文書管理や業務フロー、事業所内のルールについても整理・改善していただきたいと考えています。
決められた事務作業を正確に処理するだけではなく、

「何が必要なのかを考え、先回りして準備し、問題が起きれば自ら動いて解決する」

そんなバックオフィスを目指しています。
どんな仕事か: 行政BPO事業の運営基盤を支えるマルチプレイヤー
約7割が文書管理やスタッフ指導・QA対応・行政の検査対応
約3割は総務としてファシリティやルール制定・周知・改善等です。
行政BPO事業を運営するチームに入り、文書・証憑管理を中心とした業務管理と総務業務を担当していただきます。

日常的な定型事務については派遣スタッフが担当しているため、単なる事務処理ではなく、

・イレギュラーが発生した際の判断
・派遣スタッフからの相談対応
・関係部署との調整
・必要書類や情報の先回りした準備
・業務フローやルールの整備

等の業務全体を正しく回すための判断・調整役を担います。

具体的な業務
1．文書・証憑管理　※業務全体の約7割
・行政BPO案件に関わる各種文書・証憑を適切に管理
‐ 案件ごとの各種証憑・提出書類の管理
‐ 事務局運営に関する書類管理
‐ 書類の保管ルール・管理方法の整備、契約書の管理
‐ 関係部署への確認・回収
‐ 派遣スタッフへの作業指示・確認

2．定期検査への対応
・年4回程度実施される検査に向けて、必要な資料・証憑の準備

検査直前に書類を集めるのではなく、
「この資料は後から必要になる」「この管理方法では検査時に確認できない」
といったことを事前に想定し、日頃から必要な状態を整えていくことが重要です。
※検査準備は約2週間、検査自体は2日程度

3．イレギュラー事象への対応・判断
過去の対応、契約内容、関係するルール、周辺情報などから必要な情報を集め、

「誰に・なにを・どこまで、確認すべきか」を整理し、関係者と連携し、状況を整理し、必要なアクションを起こせることを期待しています。

4．業務フロー・ルール整備
現在、事業拡大に合わせて業務の標準化・ルール整備を進めています

5．総務・ファシリティ業務
・オフィス・ファシリティ管理
- 備品等の管理、新しいオフィス環境の整備
- 利用ルールの策定・周知、問合せ対応

今後、新しいオフィス環境の整備も予定しているため、単なる施設管理ではなく、社員が働きやすい環境・ルールをつくる側として関わっていただけます。

#このポジションの特徴
- 作業担当ではなく、運用をつくる
日常的な入力・整理等の作業については、6名程度の派遣スタッフと分担しています。

本ポジションに期待しているのは、自分で課題を見つけ、周囲を巻き込みながら改善していくことです。
将来的には、ご本人の志向・適性に応じて、管理部門だけでなく、業務改善やプロジェクト運営などへのキャリア展開も想定しています。
求められるスキルは: 必須 # 応募要件（必須）

以下いずれかのご経験
　‐ BPO／コールセンター／事務センター等での品質管理・業務監査の経験
　‐ 内部監査・内部統制・リスクマネジメント等の実務経験
　‐ 金融機関・保険・審査会社等での審査・コンプライアンス・モニタリング業務経験
　‐ 業務フローや規程類の読み解き・改善提案の経験
　‐ 基本的なドキュメンテーションスキル（チェックリスト・報告書作成など）

公務員就業のご経験、公文書を扱ったご経験がある方のオンボーディングは、3カ月程度、
未経験の方ですと半年～1年かけて業務習得を目指していただく想定です

歓迎 # 応募要件（歓迎要件）

　‐ 官公庁・自治体向け案件での監査・品質管理経験
　‐ 個人情報保護・情報セキュリティ関連資格・実務経験
　‐ 品質管理部門や監査チームの立ち上げ・仕組み化経験
　‐ マネジメント経験（リーダーまたはマネージャー）

＃求める人物像

　‐ 「ルールを守るだけ」でなく、「現実的に運用できるルールづくり」ができる方
　‐ 細部へのこだわりと、全体最適のバランスをとれる方
　‐ 現場ともフラットにコミュニケーションを取りながら、信頼関係を築ける方
　‐ 公共性の高い事業において、長期的に“信頼の基盤”をつくっていきたい方
雇用形態は: 正社員
試用期間：3ヶ月
期間中の条件変更：なし
どんなポジション・役割か: 行政BPO事業の運営基盤を支える文書管理・総務担当
どこで働くか: [浜離宮オフィス]
都営大江戸線築地市場駅徒歩5分
都営浅草線・日比谷線東銀座駅徒歩10分

＜転勤＞
無

＜在宅勤務・リモートワーク＞
原則不可
勤務時間は: 9:00－18:00（実働8時間）
休憩：12時～13時
給与はどのくらい貰えるか: 想定年収:400～550万円
年収の12分の1を毎月支給

◇年収400万円の場合
月給：333,334円
内訳…基本給289,856円＋生涯設計(一律支給)43,478円

◇年収550万円の場合
月給：458,334円
内訳…基本給403,334円＋生涯設計(一律支給)55,000円
待遇・福利厚生は: 通勤手当、健康保険、厚生年金保険、雇用保険、労災保険、退職金制度

＜各手当・制度補足＞
通勤手当：上限5万円まで（会社規定に基づき支給）
社会保険：補足事項なし
退職金制度：あり

＜定年＞
60歳
再雇用制度あり／65歳まで

＜副業＞
事前許可申請

＜育休取得実績＞
有（育休後復帰率100%　※男女ともに7年連続）

＜教育制度・資格補助＞
■全社教育プログラム（MKK）
■書籍購入費補助制度
■e-learning制度
■階層別研修制度

＜その他＞
■定期健康診断・インフルエンザ予防接種費用補助
■企業型確定拠出年金
■財形貯蓄制度
■懇親会、キックオフイベント
■グループ懇親会費補助
■メンターランチ制度
■社内ドリンク補助
■社内ランチ補助（カフェランチが一部無料）
■サマーフルーツ便（季節の果物を無料でもらえる制度）
■アニバーサリーフラワーブーケ制度（家族の誕生日にお花を贈る制度）
■育児休業、産休・介護休業制度
■入社時有給付与
休日休暇は: 完全週休2日制
年間有給休暇：0～10日　※初年度
年間休日日数123日

特別休暇（慶弔・代休）
有給休暇
夏季特別休暇（0～5日）
年末年始休暇（12/29-1/3）
産休、育児休業、介護休業等
どんな選考プロセスか: 書類選考
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1次選考（Meet）※選考の前に人事カジュアル面談を実施も可能です！
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適性検査+最終選考（対面）
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人事オファー面談

※複数ポジションをOPENしているため、他ポジションをご提案する可能性があります
※選考フローは変更になる可能性があります、ご了承ください
※内定まで2～3週間を想定

#AMBI限定求人
#面接2回
#入社時期は相談可能

昨対120％超｜官公庁プロジェクトを支える文書管理・業務改善｜ルールがないところから仕組みをつくる

総務